هل تساءلت يومًا لماذا يستطيع بعض الأشخاص تكوين الملايين من الكتب ، والبعض الآخر (ربما أنت) لا يستطيع حتى إكمال خطاب عمل بسيط يستحق القراءة؟ بالتأكيد ، ربما تكون الموهبة الطبيعية مسؤولة عن بعض نجاح كتاباتهم. لكن المؤلفين الأكثر مبيعًا حقًا حققوا هذا المستوى من النجاح من خلال تكريس وقت وجهد جاد لإتقان حرفتهم. بالإضافة إلى أنهم يحبون الكتابة.
بصفتك محترفًا مشغولًا ، ربما تكون مهتمًا بإنهاء هذه الرسالة أكثر من الوصول إلى قائمة أفضل البائعين. وعلى الرغم من أن وظيفتك تتطلب على الأرجح بعض الكتابة ، مثل الاقتراحات أو نسخة الكتيب أو حتى المراسلات ، فمن المحتمل أنك لا تملك الوقت لممارسة مهاراتك الكتابية وإتقانها. لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك التحسن.
سواء كنت تستمتع بالكتابة أم لا ، يمكنك جعل كتابتك أكثر فعالية وأفضل باستخدام الطرق الخمس السهلة التالية:
1. حافظ على البساطة
لجعل مقترحات العمل وخطابات المبيعات والنسخة الترويجية أكثر ملاءمة للقراء ، يجب عليك تنظيم أفكارك بتنسيق بسيط ومنطقي. على الرغم من أنك لست مضطرًا إلى تحديد كل نقطة تريد طرحها ، يجب أن تقضي بضع دقائق في تدوين أفكارك وتخطيط الترتيب الأكثر فاعلية لتقديمها. يحب بعض الناس الخرائط الذهنية ، ويفضل البعض الآخر القوائم. مهما كان التنسيق ، أو عدمه ، الذي تختاره للكتابة المسبقة ، تأكد من أنها فعالة وسهلة الاستخدام.
بمجرد الانتهاء من وضع أفكارك ، يمكنك البدء في تنظيمها. سترغب في فتح مقالتك بجذب انتباه القراء. أجب عن سؤالهم ، "ما هذا؟" إذا كنت تقدم عملاء محتملين لمنتج جديد ، فأخبرهم بذلك. وإذا كنت بصدد تغيير سياسة الشركة ، فعليك الوصول إلى صلب الموضوع على الفور. ركز على منظور القراء وتجنب البدايات السردية الطويلة ، وإلا فإنك تخاطر بفقدان اهتمامهم. ثم استخدم منتصف قطعتك أو جسمها لتحديد نقاطك الرئيسية. اعتمادًا على الغرض من مقالتك ، اطلب نقاطك حسب الأولوية أو ترتيبًا زمنيًا. أخيرًا ، أنهِ مقالتك بملاحظة إيجابية.
2. توقف عن التفكير كثيرا
إن أخذ وقتك والتخطيط لكل كلمة لن يؤدي في الواقع إلى تحسين كتابتك. في الواقع ، تسريع الوتيرة له عدد من الفوائد ، لا سيما في المسودة الأولى. أولاً ، الكتابة السريعة تلتقط صوتك الطبيعي وشخصيتك في كل جملة. هذا يعني أن كلماتك ستبدو مثلك ، وهو أمر مهم في جعل رسائلك فعالة. تسريعها سيساعد أيضًا في تخفيف مخاوفك من ارتكاب الأخطاء. إذا كنت تقوم باستمرار بتخمين تراكيب الجمل واختيارات الكلمات والقواعد ، فلن تنهي فقرتك الأولى أبدًا. وهذا ما يعنيه التحرير والمراجعة على أي حال.
هذا صحيح. تعتاد على فكرة المسودة الأولى. يعرف كل كاتب أهمية الرجوع إلى عملهم مرة أخرى لإزالة الأخطاء ومراجعة كلماتهم. ومع كتابة الأعمال ، فإنك تخاطر بفقدان المصداقية والاحتراف إذا ارتكبت أخطاء. بشكل أساسي ، إذا كنت تريد أن يفهم القراء الرسالة التي وضعتها على الورق ، فعليك التأكد من أنك تستطيع فهمها بنفسك. يعرف حتى أفضل الكتاب وأكثرهم خبرة أن مرحلة التحرير ضرورية لخلق عمل لائق.
3. اكتب أقل
قبل أن تترسخ حماسك ، اكتب أقل لا يعني أن تكتب بشكل أقل. في هذه الحالة ، فهذا يعني كتابة عدد أقل من الكلمات. قال شكسبير ذات مرة ، "الإيجاز هو روح الذكاء." وإذا لم يكن يعرف ما الذي كان يتحدث عنه ، فلن تقرأ عمله في فصل اللغة الإنجليزية بالمدرسة الثانوية. إذن ماذا يقصد بالضبط؟ بسيط؛ شدد لغتك واستبعد كل كلمة لا تضيف معنى لرسالتك.
إذا كنت تريد أن تظهر رسالتك على الورق بنفس الطريقة التي تبدو بها في رأسك ، فيجب عليك التخلص من جميع العبارات المربكة والكلامية التي لا تجعل رسالتك ذات مغزى. على سبيل المثال ، استبدل "بسبب حقيقة أن" ب "بسبب". واستبدل كلمة "if" البسيطة بالكلمات "في حالة حدوث ذلك". ستجعل هذه التغييرات البسيطة رسالتك واضحة ، وأقل إسهابًا ، وأكثر احترافية.
4. لا تتراجع
إذا كنت تكتب شيئًا ما ، مهما كان ، فمن الواضح أن لديك سببًا للقيام بذلك. ربما ترغب في إبلاغ موظفيك بسياسة جديدة ، أو ربما ترغب في مشاركة فوائد منتجك الأخير مع العملاء المحتملين. بغض النظر عن السبب ، يجب أن توضحه لقرائك. وإلا فلن يقرأوا بعد جملتك الأولى.
كن مباشرًا ، واستخدم أفعالًا قوية ، واذكر نقاطًا قوية. إذا كنت تحاول بيع خدماتك ، فأخبر القراء بمدى اختلافك عن المنافسة. أو إذا كنت بحاجة إلى دعم لمشروع قادم ، فأخبر قراءك كيف يمكنهم المساعدة. لا تجعلهم يكتشفون ما تريد. أخبر قراءك لماذا يحتاجون إلى قراءة مقالتك ، وما الذي تحتوي عليه ، والإجراء الذي تريدهم أن يتخذهوا.
5. خذ استراحة
اعتمادا على مشروعك ، والعلاقات العامة الخاصة بك