نظير خارج باب مكتبك ، ما الذي تفعله سكرتيرتك الآن؟ إذا كانت إجابتك تتصفح الإنترنت ، أو تأخذ قيلولة ، أو تقرأ مجلة ، فقد حان الوقت لإعادة التفكير في اتجاه أموالك. في الوضع المثالي ، يتم دفع أجر السكرتير مقابل العمل الذي ينجزونه وليس مقابل مراقبة الساعة. إذا كانت نظريتي هي أن الشركات الصغيرة يمكنها توفير المال عن طريق تعيين سكرتير بدوام جزئي لإدارة أعمال المكتب والاستفادة من خدمة الرد لإدارة الهواتف.
دعنا نحلل هذه النظرية من وجهة نظر رياضية بحتة باستخدام 6 متغيرات A و B و C و D و E و F.
1. المتغير أ: يتقاضى السكرتير 12.00 دولارًا لكل ساعة.
2. المتغير ب: يعمل السكرتير 8 ساعات في اليوم.
3. المتغير ج: يقضي السكرتير 40٪ من يوم العمل في إدارة أعمال المكتب.
4. المتغير د: يقضي السكرتير 30٪ من يوم العمل في إدارة المكالمات الهاتفية الواردة
5. المتغير هـ: السكرتير يقضي 12٪ من يوم العمل على الغداء
6. المتغير F: يقضي السكرتير 18٪ من يوم العمل غير منتِج
بناءً على هذه المتغيرات ، يتقاضى سكرتيرك 96.00 دولارًا في اليوم. مع تقسيم هذا الرقم ، يتقاضون رواتبهم 38.40 دولارًا أمريكيًا في اليوم لإدارة العمل المكتبي ، و 28.80 دولارًا أمريكيًا في اليوم لإدارة المكالمات الهاتفية الواردة ، و 12.00 دولارًا أمريكيًا لتناول الغداء (بشرط دفع الغداء) ، و 17.28 دولارًا أمريكيًا في اليوم لعدم القيام بأي شيء. لأغراض إثبات هذه النظرية ، دعنا نحلل المتغيرات بناءً على كتلة شهر واحد (22 يوم عمل) ، سيربح السكرتارية 844.80 دولارًا لإدارة العمل المكتبي ، و 633.60 دولارًا لإدارة المكالمات الهاتفية الواردة ، و 264 دولارًا للغداء ، و 380.16 دولارًا للبقاء غير منتِج.
لذلك ، إذا تم قضاء 3.2 ساعة فقط يوميًا في إدارة أعمال المكتب ، فليس من المنطقي لأصحاب الأعمال تعيين سكرتير ليوم كامل عندما يمكن إسناد معظم واجباتهم إلى مركز اتصالات. يتيح حساب "وقت الفراغ" (أي استراحات القهوة ، واستراحات السجائر ، ووقت الحمام ، وما إلى ذلك) تقريب رقم 3.2 ساعة إلى 4 ساعات (48.00 دولارًا في اليوم - 1056 دولارًا أمريكيًا في الشهر). أيضًا ، لنأخذ 250.00 دولارًا كمتوسط سعر السوق لاستخدام خدمة الرد لمدة شهر واحد. ضع في اعتبارك أيضًا أنه مع موظف بدوام جزئي (أي أقل من 4 ساعات في اليوم) ، لا يلزم استراحة الغداء.
حان وقت المجاميع الكلية التي كنت تنتظرها.
- الحالة أ: استخدام سكرتير لكل عمل مكتب يكلف صاحب العمل 2112 دولارًا شهريًا.
- الحالة ب: استخدام سكرتير بدوام جزئي أثناء تعهيد مهام إدارة الهاتف لخدمة الرد يكلف صاحب العمل 1306.00 دولارًا أمريكيًا شهريًا.
بناءً على هذه الأرقام ، يمكن أن يوفر استخدام خدمة الرد على صاحب العمل 816.00 دولارًا شهريًا (9792.00 دولارًا في السنة). ضع في اعتبارك أن هذا الرقم لا يشمل الزيادة في الأعمال من خلال وجود عامل تشغيل مباشر على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع يدير مكالماتك. سيعمل المشغل المباشر على تقوية علاقات العملاء وعرض صورة أعمال أكبر وأكثر أمانًا ويمكن الاعتماد عليها لعملائك (والعملاء المحتملين). أفترض أن عنوان هذا المقال كان يجب أن يكون "لا تطلقوا النار على سكرتيركم ، فقط قطعوا ساعات عملهم".
ZZZZZZ